تفاوت های بین حسابداری و دفترداری چیست؟

در حقیقت بخش دفترداری بیشتر به ثبت و نگهداری گزارش ها می پردازد، در حالی که حسابداری به این داده ها برای تجارت شما معنی می بخشد. از طرفی یک حسابدار می تواند دفتردار باشد اما عکس این قضیه صادق نیست، چرا که دفترداران مجوزهای لازم برای حسابداری را ندارند.

بسیاری از شرکت ها و سازمان های مختلف به دنبال آن هستند که بدانند کدام یک از حسابدار یا دفتردار برای تجارت آنها مناسب است. در حقیقت این افراد به دنبال آن هستند تا بدانند کدام یک از معقوله های حسابداری و دفترداری می تواند نیازهای تجارت آنها را برطرف کند.

در ادامه تفاوت های بین حسابداری و دفترداری را بیان خواهیم کرد تا در نهایت با آگاهی به تفاوت های اصلی میان آنها، بهترین تصمیم برای استخدام هر یک از آنها اتخاذ کنید.

تفاوت های بین حسابداری و دفترداری چیست؟

به منظور درک تفاوت های بین حسابداری و دفترداری چیست؟ ابتدا لازم است که برخی از وظایف آنها را برشماریم و نقش آنها در تجارت ها مورد ارزیابی قرار دهیم.

دفترداری در اصل، نقش تعاملی و اداری دارد که وظیفه ثبت روزانه معاملات مالی از جمله خرید، فروش و پرداخت ها را برعهده دارد و در نهایت رسیدهای هر یک از معاملات را مورد بررسی قرار می دهد. حسابداری بیشتر امری ذهنی است و مبتنی بر اطلاعاتی است که از بخش دفترداری تهیه و تدوین شده است.

حسابداری و تیم مربوط به آن بیشتر با صاحبان مشاغل در ارتباط بوده و به آنها بینش مالی می دهند. فردی به نام بکر که استاد و رئیس دانشکده حسابداری در دانشگاه وایت واتر است، بیان می کند که دفترداری، سیستمی است که به تولید اطلاعات در مورد فعالیت های یک سازمان می پردازد، در حالی که حسابداری تبدیل داده ها و ارقام موجود به اطلاعات تجاری است.
اهمیت حسابداری و دفترداری در مشاغل مختلف

اهمیت دادن به امور مالی در هر تجارتی یکی از مهم ترین عوامل موفقیت آن تجارت است. در صورتی که داده های مالی از صحت و دقت کافی برخوردار باشند، می توان از آنها به عنوان ابزاری برای اتخاذ تصمیم گیری های مهم استفاده کرد.

همچنین با استفاده از این داده ها می توان دریافت که جریان وجه نقد در سیستم مالی شرکت ها چگونه است و آیا از سلامت لازم برخوردار است یا خیر. با رشد و توسعه مشاغل مختلف، تعداد مشتریان افزایش یافته و صاحبان مشاغل بیشتر درگیر فروشندگان و کارمندان می شوند و حجم انبوهی از امور مالی را باید مدیریت کنند که این امر بسیار دشوار بوده و از عهده آنها خارج است.

لذا در چنین موقعیتی صاحبان مشاغل باید تصمیم بگیرند که یک حسابدار یا دفتردار حرفه ای را برای رسیدگی به امور مالی انتخاب و استخدام کنند. حسابداران با رسیدگی و مدیریت مالی به صاحبان مشاغل کمک می کند تا امور مالی مختلف را سازماندهی کنند.

استخدام دفتردار یا حسابدار کاملاً به نیازهای صاحبان مشاغل بستگی دارد. وظایفی که حسابداران و دفترداران برعهده دارند، در برخی از فعالیت ها با هم همپوشانی داشته و در برخی مواقع کاملاً متفاوت از هم هستند اما وجود هر دو بخش برای سازماندهی امور مالی تجارت ها و موفقیت آنها در بازار رقابتی الزامی است.

به همین منظور لازم است که تعریف مختصری در مورد هر یک از موضوعات حسابداری، دفترداری و وظایفی که ارائه می دهند، بپردازیم.

دفتردار چه کاری را انجام می دهد؟

از جمله تفاوت های بین حسابداری و دفترداری این است که دفترداری به تعبیر سنتی شامل ثبت سوابق مربوط به تمام پول هایی است که وارد تجارت شده اند یا از آن خارج شده اند و دفترداران در حقیقت کلیه معاملات روزانه را به روشی آسان و قابل فهم ثبت می کنند اما در حسابداری این اطلاعات به حسابداران شرکت ها کمک می کنند تا بتوانند وظایف خود را به راحتی انجام دهند.

در ادامه برخی از مهم ترین وظایف دفترداران را بیان خواهیم کرد:

ثبت معاملات مالی
ارسال بدهی و اعتبار
تولید فاکتور
مدیریت حقوق و دستمزد
حفظ و نگهداری صورتحساب های مختلف در سازمان ها

اصلی ترین وظایف یک دفتردار چیست؟

یکی از اصلی ترین وظایف یک دفتردار، حفظ یک دفتر اصلی از کلیه معاملات و ثبت های انجام شده است. در واقع این دفتر به نوعی سندی است که مبلغ حاصل از فروش و دریافت هزینه ها را ثبت می کند. به منظور ثبت آنی معاملات تجاری می توان از برگه های از پیش تنظیم شده استفاده کرد.

همچنین نرم افزارهای حسابداری بسیاری وجود داند که به کمک آنها می توان ثبت را در کوتاه ترین زمان و با دقت و صحت بالاتری به انجام رساند. توانایی استفاده از چنین نرم افزارهایی، در حال حاضر یکی از ضرورت های اصلی در دفترداری به حساب می آید. بنابراین این امر از دیگر تفاوت های بین حسابداری و دفترداری است.

هر خرید و فروش انجام شده در مشاغل باید در دفتر اصلی به ثبت برسند. در برخی از مواقع ثبت معاملات به وجود مستندات نیز نیاز دارد که در هنگام ثبت باید به این نکته نیز توجه داشت. به چنین مستنداتی اسناد پشتیبانی گفته می شود.

یکی دیگر از تفاوت های بین حسابداری و دفترداری این است که هیچ گونه الزامی در رابطه با تحصیلات در زمینه دفترداری وجود ندارد و تنها لازم است که با اصطلاحات مالی آشنا بوده و تلاش خود را برای ثبت داده ها به صورت دقیق به کار گیرید در حالی که این امر در حسابداری صادق نیست.

به طور کلی فعالیت های یک دفتردار توسط یک حسابدار یا صاحبان مشاغل کوچک نظارت می شود. همواره باید توجه داشت که یک دفتردار، حسابدار نیست و نباید تحت عنوان حسابدار شناخته شود.

حسابداران چه خدماتی را ارائه می دهند؟

یک حسابدار، اطلاعات مالی ثبت شده توسط یک دفتردار را تجزیه و تحلیل می کند و اطلاعات مالی لازم را به صاحبان مشاغل انتقال داده و مشاوره های لازم در زمینه تجارت را به آنها ارائه می کند. صاحبان مشاغل نیز می توانند با استفاده از مشاوره های یک حسابدار و اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل داده ها، تصمیمات لازم برای تحقق اهداف تجارت را اتخاذ کنند.

برخی از مهم ترین فعالیت های حسابداران را در ادامه مورد بررسی قرار خواهیم داد:

ارزیابی و تحلیل داده ها
تهیه گزارش ها
انجام حسابرسی و تهیه سوابق گزارشگری مالی مانند اظهارنامه های مالیاتی، صورت حساب های درآمدی و ترازنامه
ارائه اطلاعات برای پیش بینی ها و روندهای تجاری و فرصت های رشد
کمک به صاحبان مشاغل در درک تاثیر تصمیمات مالی در موفقیت تجارت ها
تنظیم داده ها در ورودی های مختلف

نویسنده ای به نام جان تریسی در کتاب خود به نام حسابداری برای آدمک ها نوشته است: حسابداران دیدگاه وسیعی را به دست میاورند. تریسی در ادامه توضیح می دهد که حسابداران با درکی از داده های مالی دارند به خوبی در می یابند که کدام یک از مبالغ فروش خالص یا ناخالص را باید ثبت کنند.

همچنین این حسابداران هستند که تصمیم می گیرند که چگونه معاملات مالی صورت گیرند و چه نکاتی باید در قراردادهای مالی ذکر شوند. این امر از دیگر تفاوت های بین حسابداری و دفترداری به حساب می آید.

از دیگر فعالیت هایی که برعهده حسابداران قرار دارد، تهیه گزارش هایی در رابطه با جنبه های کلیدی امور مالی است که داده های حاصل از چنین گزارش هایی تصویر کاملی از وضعیت مالی یک تجارت را ارائه می دهد. با استفاده از این گزارش ها می توان تصمیمات لازم برای تغییر وضعیت مالی شرکت ها را گرفت.
کدام یک از حسابدار یا دفتردار برای تجارت شما مناسب است؟

حال که با تفاوت های بین حسابداری و دفترداری آشنا شدید، نوبت آن است که در مورد تصمیم برای استخدام دفتردار یا حسابدار فکر کنید. همانطور که مطرح شد، حسابداران وظایف مختلفی از جمله تهیه برخی از اظهارنامه های مالی را برعهده دارند.

حسابدارانی تحت عنوان حسابداران عمومی نیز وجود دارند که به اصطلاح به آنها حسابداران CAP گفته می شود. باید توجه داشت که بین حسابداران عادی و CPA ها تفاوت های اصلی وجود دارد، اگرچه هر دو گروه می توانند اظهارنامه های مالیاتی را تهیه و تنظیم کنند.

حسابداران CPA از گواهینامه ها و مجوزهای بیشتری نسبت به حسابداران معمولی برخوردار هستند. همچنین این افراد می توانند تیم های حسابداری را رهبری کرده یا سرپرستی حسابداران دیگر را برعهده بگیرند که این امر یکی دیگر از تفاوت های بین حسابداری و دفترداری است.

همانطور که مطرح شد، حسابداران خود به تنهایی وظیفه ثبت معاملات را نیز برعهده دارند.بنابراین چنانچه حسابدار شما چنین وظایفی را به انجام می رساند، نیازی به استخدام یک دفتردار و صرف هزینه های اضافی نخواهید داشت.

استخدام حسابدار یا دفتردار کدام یک بهتر است؟

سنجیدن زمان مناسب برای استخدام یک حسابدار یا متخصص حسابداری، بسیار دشوار است. بسیاری از مشاغل کوچک از حسابداران به عنوان مشاوران متخصص کمک می گیرند. با این حال تفاوت های بسیاری در مورد وظایف حسابداران در مشاغل مختلف وجود دارد.

به عنوان مثال برخی از مشاغل کوچک از نرم افزارهای حسابداری برای ثبت معاملات و انجام امور دفترداری استفاده می کنند و در ادامه به منظور بررسی بیشتر داده های حاصل را به صورت هفتگی، ماهانه یا سه ماهه به حسابداران ارائه می دهد و از آنها در رابطه با امور مالی مشورت می گیرند.

در برخی از موارد استخدام حسابدار یا دفتردار با توجه به تفاوت های بین حسابداری و دفترداری برای یک کسب و کار لازم است. بنابراین به منظور استخدام این افراد گواهینامه ها و تجربه کاری آنها را مورد بررسی قرار داده و در می یابید که این افراد شرایط لازم برای کار در تجارت شما را دارا هستند یا خیر.

استخدام یک دفتردار

چنانچه به دنبال استخدام یک دفتردار معتبر هستید، ابتدا باید تصمیم بگیرید که قصد دارید که دفتردار را به طور تمام وقت یا پاره وقت استخدام کنید.

در صورتی که تجارت و کسب و کار شما به اندازه کافی بزرگ است که توانایی پرداخت هزینه های مربوط به دفتردار را داشته باشد، استخدام او به صورت تمام وقت می تواند به نفع تجارت شما باشد.

در نظر داشته باشید که استخدام یک دفتردار به تحقیقات بیشتری نسبت به استخدام یک حسابدار نیاز دارد و این یکی دیگر از تفاوت های بین حسابداری و دفترداری است. دلیل این امر نیز آن است که دفترداران برخلاف حسابداران گواهینامه های مختلفی را ندارند و لازم است که در زمینه دفترداری تجربه داشته باشند.

استخدام یک حسابدار

چنانچه به دنبال استخدام یک حسابدار حرفه ای هستید، احتمالاً دلیل آن این است که با پیشرفت کسب و کارتان، رسیدگی به امور مالی مختلف برای شما دشوار تر شده است. برخی از این امور مالی که از پیچیدگی های بسیار برخوردارند عبارتند از مدیریت امور مالیاتی، مدیریت جریانهای چندگانه درآمد، مدیریت سرمایه گذاران خارجی و مواردی دیگر.

استخدام یک حسابدار حرفه ای با توجه به تفاوت های بین حسابداری و دفترداری می تواند مانع از اتلاف وقت شده و به صاحبان مشاغل کمک می کند تا علاوه بر مواردی که ذکر شد، فعالیت های دیگری مانند مدیریت امور مربوط به حقوق و دستمزد، پرونده های مالیاتی و اظهارنامه های مربوط به آن و دیگر مواردی از این نوع را بررسی کرده و مسائل مربوط به آنها را حل و فصل کنند.

به منظور استخدام یک حسابدار مناسب می توانید از همکاران خود یا دوستانتان در صنعتی که در آن مشغول به کار هستید، کمک خواسته و با آنها در این زمینه مشورت کنید.

همچنین می توانید از انجمن های حسابداری معتبر موجود در شهر خود کمک خواسته و فردی مناسب را برای رسیدگی به امور مالی خود برگزینید.

نکته پایانی در مورد تفاوت های بین حسابداری و دفترداری

در نهایت باید بگوییم که اگرچه تفاوت های بین حسابداری و دفترداری وجود دارد اما می توان بیان کرد که وظایف دفترداری در حیطه کاری حسابداران نیز قرار می گیرد. در صورتی که تجارت و کسب و کار شما گسترش یافته و نیاز دارید که معاملات تجاری مختلف را به صورت ثبت کنید، بهتر است که از خدمات یک دفتردار بهره گیرید.

از طرفی در صورتی که کسب و کار شما کوچک و نوپا است، خود به تنهایی می توانید وظیفه ثبت معاملات را برعهده گرفته و از یک حسابدار حرفه ای بخواهید که بر فعالیت های شما نظارت کند.